Algemene Voorwaarden

Voor zakelijke klanten (B2B)

Verbonden in Finance, People & Performance. Deze voorwaarden zijn modulair opgebouwd en gelden voor het NEXORA-platform en, voor zover besteld, Finance, Boekhouding, Payroll, HRM, Planning, CAO & Compliance, Nora/AI, integraties, implementatie en aanvullende professionele diensten.

Belangrijk bij ingebruikname: de online prijscalculator geeft een indicatie. Een overeenkomst ontstaat pas door aanvaarding van een formele offerte/orderbevestiging of door activering van de dienst zoals in deze voorwaarden omschreven.

Leeswijzer en juridische structuur

NEXORA combineert meerdere bedrijfsprocessen in één platform. Daarom bestaan deze Algemene Voorwaarden uit een algemeen deel en aanvullende modules. Een module is alleen van toepassing voor zover de betreffende dienst, functionaliteit of module in de Offerte, Orderbevestiging of Klantomgeving is geactiveerd.

Rangorde van documenten. 1. Offerte / Orderbevestiging: commerciële afspraken, scope, aantallen, prijzen en afwijkingen. 2. Verwerkersovereenkomst (Bijlage 1): gaat voor bij onderwerpen die uitsluitend de verwerking van persoonsgegevens betreffen. 3. Specifieke modulebepalingen: gaan voor op het algemeen deel voor het specifieke product of de specifieke dienst. 4. Eventuele SLA / Serviceafspraken: gaan voor op het algemeen deel voor beschikbaarheid, support en incidentafhandeling. 5. Algemene Voorwaarden: de algemene juridische basis voor alle NEXORA-diensten.

Deel I - Algemene bepalingen

Artikel 1 - Definities

1.1 Administratie: een afzonderlijke financiële administratie of juridische entiteit die binnen het Platform wordt gevoerd.

1.2 AI-functionaliteit: functionaliteit die met behulp van machine learning, generatieve AI of andere geautomatiseerde modellen input analyseert en output, voorspellingen, aanbevelingen, classificaties of acties genereert.

1.3 CAO & Compliance: de NEXORA-functionaliteit voor het ontsluiten, structureren, signaleren en toepassen van cao-, arbeidsrechtelijke en compliance-informatie.

1.4 Diensten: alle door NEXORA aan Klant geleverde software, modules, support, implementatie, integraties en eventuele Professionele Diensten.

1.5 Gebruiker: iedere natuurlijke persoon die door of namens Klant toegang krijgt tot de Diensten, waaronder bestuurders, medewerkers, accountants, adviseurs en overige gemachtigden.

1.6 Klant: de natuurlijke persoon handelend in beroep of bedrijf, of de rechtspersoon, die met NEXORA een Overeenkomst aangaat.

1.7 Klantdata: alle gegevens, documenten, persoonsgegevens, administraties, bestanden, prompts, instructies en overige informatie die door of namens Klant in of via de Diensten worden aangeleverd of gegenereerd, met uitzondering van Servicegegevens.

1.8 Klantomgeving: de beveiligde digitale omgeving waarin Klant de Diensten beheert en gebruikt.

1.9 NEXORA: de rechtspersoon die in de Offerte of Orderbevestiging als leverancier van de Diensten is vermeld.

1.10 Nora: de AI-assistent en intelligente regellaag van NEXORA, inclusief functies voor analyse, signalering, vraagbeantwoording, voorbereiding van acties en, indien geactiveerd, geautomatiseerde verwerking.

1.11 Offerte: een door NEXORA uitgebracht voorstel, inclusief de via de website gegenereerde formele offerte na invulling van klantgegevens.

1.12 Orderbevestiging: de schriftelijke of elektronische bevestiging van de door Klant bestelde Diensten.

1.13 Overeenkomst: de tussen NEXORA en Klant gesloten overeenkomst, bestaande uit de Offerte/Orderbevestiging, deze Algemene Voorwaarden en toepasselijke bijlagen.

1.14 Platform: de door NEXORA als SaaS beschikbaar gestelde softwareomgeving, waaronder Finance, Boekhouding, Payroll, HRM, Planning, CAO & Compliance, dashboards, portalen, Nora en integraties.

1.15 Professionele Diensten: menselijke dienstverlening zoals implementatie, migratie, configuratie, consultancy, administratie, payrollondersteuning, fiscale of financiële ondersteuning, voor zover uitdrukkelijk besteld.

1.16 Servicegegevens: technische loggegevens, telemetrie, gebruiksstatistieken, prestatiegegevens en geaggregeerde of geanonimiseerde gegevens die door het gebruik van de Diensten ontstaan.

1.17 Website: www.nexora.nu en door NEXORA aangewezen subdomeinen, portalen en status- of supportpagina's.

Artikel 2 - Toepasselijkheid en zakelijke doelgroep

2.1 Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op iedere aanbieding, Offerte, Orderbevestiging, Overeenkomst en ieder gebruik van de Diensten door Klant.

2.2 De Diensten zijn bestemd voor zakelijke gebruikers. Klant verklaart de Overeenkomst aan te gaan in de uitoefening van beroep of bedrijf. Consumentenvoorwaarden zijn niet van toepassing, tenzij NEXORA uitdrukkelijk schriftelijk anders overeenkomt.

2.3 De toepasselijkheid van inkoopvoorwaarden of andere algemene voorwaarden van Klant wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen, tenzij NEXORA deze schriftelijk en uitdrukkelijk aanvaardt.

2.4 Afwijkingen gelden alleen wanneer zij schriftelijk zijn overeengekomen en uitsluitend voor het specifieke geval waarop zij betrekking hebben.

Artikel 3 - Offertes, prijscalculator en totstandkoming

3.1 De online prijscalculator, productpagina's en prijsindicaties op de Website zijn informatief en vormen geen bindend aanbod. De calculator is bedoeld om op basis van de door Klant ingevoerde configuratie een indicatieve maandprijs te berekenen.

3.2 Een formele Offerte bevat ten minste de gekozen configuratie, de prijsgrondslag, de geldigheidsduur en - indien relevant - aanvullende commerciële afspraken. Een Overeenkomst komt tot stand wanneer een bevoegde vertegenwoordiger van Klant de Offerte of Orderbevestiging digitaal of schriftelijk accepteert en NEXORA deze aanvaarding bevestigt, dan wel wanneer NEXORA op verzoek van Klant de Diensten activeert.

3.3 Klant staat ervoor in dat degene die namens Klant digitaal accepteert, bestelt of modules activeert daartoe bevoegd is. Handelingen van beheerders binnen de Klantomgeving worden aan Klant toegerekend.

3.4 Kennelijke fouten, rekenfouten en verschrijvingen in prijsindicaties of Offertes binden NEXORA niet indien Klant redelijkerwijs had moeten begrijpen dat sprake was van een vergissing.

Artikel 4 - Aard van de Dienst en standaard SaaS

4.1 NEXORA levert een gestandaardiseerd, modulair SaaS-platform. Tenzij uitdrukkelijk als maatwerk overeengekomen, is de Dienst niet ontwikkeld voor uitsluitend de individuele eisen van één Klant.

4.2 NEXORA mag functionaliteit, interfaces, workflows en technische inrichting verbeteren, vervangen of wijzigen indien dit nodig is voor beveiliging, schaalbaarheid, wet- en regelgeving, productontwikkeling of de continuïteit van de Diensten. NEXORA streeft ernaar de kernfunctionaliteit en het overeengekomen gebruiksdoel in stand te houden.

4.3 Roadmaps, demo's, prototypes, bètafuncties en mededelingen over toekomstige functionaliteit zijn indicatief en vormen geen resultaatsverplichting, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

Artikel 5 - Verplichtingen en informatie van Klant

5.1 Klant verstrekt tijdig alle informatie, gegevens, autorisaties, beslissingen en medewerking die redelijkerwijs nodig zijn voor de uitvoering van de Overeenkomst en staat in voor de juistheid, volledigheid, actualiteit en rechtmatigheid daarvan.

5.2 Klant blijft verantwoordelijk voor de inrichting van zijn organisatie, interne controles, functiescheiding, goedkeuringsprocedures, wettelijke verplichtingen en zakelijke beslissingen, ook wanneer NEXORA automatiseringen, signalen, berekeningen of conceptbesluiten voorbereidt.

5.3 Vertraging of extra werkzaamheden die voortvloeien uit het niet tijdig of onjuist aanleveren van informatie mogen door NEXORA aan Klant worden doorberekend voor zover daarvoor aanvullende werkzaamheden nodig zijn.

Artikel 6 - Accounts, gebruikers, rollen en toegangsbeveiliging

6.1 Klant is verantwoordelijk voor het aanwijzen van beheerders, het toekennen en intrekken van rollen en autorisaties en het actueel houden van Gebruikers.

6.2 Inloggegevens zijn persoonlijk en mogen niet worden gedeeld. Klant zorgt voor veilige wachtwoorden, waar beschikbaar multifactorauthenticatie, passende apparaten en een zorgvuldige omgang met toegangstokens en API-sleutels.

6.3 Klant meldt vermoedelijk misbruik, verlies van toegangsgegevens of ongeautoriseerde toegang onverwijld bij NEXORA. NEXORA mag accounts tijdelijk blokkeren indien dit redelijkerwijs nodig is om de veiligheid van Klant, andere klanten of het Platform te beschermen.

Artikel 7 - Toegestaan gebruik

7.1 Klant en Gebruikers gebruiken de Diensten uitsluitend voor rechtmatige zakelijke doeleinden en in overeenstemming met de Overeenkomst, documentatie en redelijke instructies van NEXORA.

7.2 Niet toegestaan zijn onder meer: (a) ongeautoriseerde toegang of beveiligingstests; (b) reverse engineering voor zover niet dwingendrechtelijk toegestaan; (c) het omzeilen van gebruikslimieten; (d) verspreiding van malware; (e) gebruik dat de beschikbaarheid voor anderen schaadt; (f) verwerking van gegevens waarvoor Klant geen rechtsgrond of bevoegdheid heeft; en (g) gebruik voor verboden AI-praktijken of andere wettelijk verboden toepassingen.

7.3 NEXORA mag bij misbruik passende maatregelen nemen, waaronder throttling, beperking van functies of tijdelijke opschorting, waarbij zij waar mogelijk eerst contact opneemt met Klant.

Artikel 8 - Derden, koppelingen en externe diensten

8.1 Het Platform kan koppelen met banken, overheidsportalen, salaris- en pensioenketens, e-maildiensten, documentdiensten, AI-modelleveranciers, cloudproviders, API's en andere diensten van derden. Voor dergelijke externe diensten kunnen aanvullende voorwaarden van de betreffende derde gelden.

8.2 NEXORA is verantwoordelijk voor de eigen integratielaag, maar niet voor de beschikbaarheid, inhoud, tariefwijzigingen, API-beperkingen of fouten van een externe dienst waarop NEXORA geen beslissende invloed heeft.

8.3 NEXORA mag een koppeling wijzigen, tijdelijk uitschakelen of vervangen indien een derde zijn dienst, voorwaarden, beveiligingsvereisten of technische aansluiting wijzigt. NEXORA zal wezenlijke gevolgen voor Klant waar redelijkerwijs mogelijk tijdig communiceren.

Artikel 9 - Onderhoud, updates en wijzigingen

9.1 NEXORA mag onderhoud, beveiligingsupdates en releases uitvoeren. Gepland onderhoud wordt bij voorkeur buiten normale kantooruren uitgevoerd en, indien het naar verwachting wezenlijke impact heeft, vooraf aangekondigd via de Klantomgeving, e-mail of een statuspagina.

9.2 Bij urgente beveiligingsrisico's of wettelijke verplichtingen mag NEXORA zonder voorafgaande aankondiging maatregelen nemen. NEXORA beperkt de impact zoveel mogelijk.

9.3 Indien een wijziging de overeengekomen kernfunctionaliteit materieel en duurzaam vermindert zonder gelijkwaardig alternatief, kan Klant het direct getroffen onderdeel binnen dertig dagen na kennisgeving beëindigen per datum waarop de wijziging ingaat.

Artikel 10 - Support en beschikbaarheid

10.1 NEXORA verleent support via de kanalen en binnen de servicevensters die op de Website, in de Klantomgeving of in een afzonderlijke SLA zijn gepubliceerd.

10.2 Tenzij een specifieke SLA is overeengekomen, gelden beschikbaarheidspercentages en responstijden als streefwaarden en niet als garanties. Storingen worden naar ernst en bedrijfsimpact geprioriteerd.

10.3 Niet-beschikbaarheid als gevolg van gepland onderhoud, overmacht, externe diensten, internetverbindingen van Klant, foutieve configuratie door Klant of noodmaatregelen ter beveiliging van het Platform geldt niet als toerekenbare tekortkoming van NEXORA.

Artikel 11 - Prijzen, gebruikseenheden, staffels en Fair Use

11.1 Prijzen en de daarin inbegrepen aantallen Administraties, Gebruikers, Medewerkers, loonstroken, modules of andere gebruikseenheden staan in de Offerte, Orderbevestiging of actuele prijsafspraak.

11.2 Indien een prijs afhangt van feitelijk gebruik, personeelsomvang, aantal Gebruikers, aantal Administraties, loonstroken, transacties, AI-gebruik of een staffel, mag NEXORA het werkelijke gebruik meten en de verschuldigde vergoeding daarop aanpassen. Klant houdt relevante aantallen actueel.

11.3 Wanneer een staffelprijs geldt, wordt de toepasselijke staffel bepaald volgens de in de prijsafspraak beschreven methode. Meer- of minderbruik werkt door vanaf het moment of de periode zoals in de Offerte of prijspagina is bepaald.

11.4 Voor Nora en andere compute-intensieve functies kan Fair Use gelden. Fair Use betekent normaal en redelijk zakelijk gebruik passend bij het afgenomen pakket. Bij uitzonderlijk of structureel bovenmatig gebruik zal NEXORA eerst contact opnemen en kan zij redelijke limieten, throttling of een passend aanvullend pakket voorstellen.

11.5 Tijdelijke acties, introductiekortingen en promotionele tarieven eindigen automatisch aan het einde van de overeengekomen actieperiode. Daarna geldt het reguliere tarief dat in de Offerte of Orderbevestiging is vermeld of, indien daarin niet vermeld, het op dat moment voor het betreffende pakket geldende reguliere tarief.

Artikel 12 - Facturatie en betaling

12.1 Periodieke abonnementskosten worden, tenzij anders overeengekomen, vooraf gefactureerd. Variabele of gebruiksafhankelijke kosten kunnen achteraf worden gefactureerd.

12.2 Facturen hebben een betalingstermijn van veertien dagen, tenzij in de Offerte anders is bepaald. NEXORA mag betaling via automatische incasso verlangen.

12.3 Klant meldt inhoudelijke bezwaren tegen een factuur binnen veertien dagen na factuurdatum. Het indienen van een bezwaar schort de betalingsverplichting voor het niet-betwiste deel niet op.

12.4 Bij niet-tijdige betaling is Klant de wettelijke handelsrente en redelijke incassokosten verschuldigd. NEXORA mag na een redelijke waarschuwing de Diensten beperken of opschorten indien betaling uitblijft.

Artikel 13 - Prijswijzigingen

13.1 NEXORA mag tarieven eenmaal per kalenderjaar indexeren op basis van de ontwikkeling van een passende consumenten- of dienstenprijsindex van het CBS, of een opvolgende objectieve index.

13.2 Daarnaast mag NEXORA tarieven aanpassen bij aantoonbare substantiële wijzigingen in belastingen, wetgeving, externe licentiekosten, cloud-, AI-, bank- of andere noodzakelijke leverancierskosten. NEXORA kondigt een materiële niet-indexmatige prijsverhoging ten minste twee maanden vooraf aan.

13.3 Bij een materiële niet-indexmatige prijsverhoging heeft Klant het recht het getroffen onderdeel op te zeggen tegen de ingangsdatum van de verhoging, tenzij de verhoging rechtstreeks voortvloeit uit gewijzigd gebruik, een hogere staffel, een door Klant gevraagde uitbreiding of dwingende wettelijke heffingen.

Artikel 14 - Opschorting

14.1 NEXORA mag de toegang geheel of gedeeltelijk opschorten indien (a) Klant ondanks waarschuwing wezenlijk tekortschiet, (b) sprake is van een acute beveiligingsdreiging, (c) gebruik onrechtmatig is of rechten van derden aantast, of (d) betaling meer dan dertig dagen achterstallig is.

14.2 NEXORA past opschorting proportioneel toe en herstelt toegang zodra de grond voor opschorting is weggenomen. Voor zover wettelijk of technisch mogelijk blijft Klant tijdens opschorting toegang houden tot functies die noodzakelijk zijn voor een verplichte data-export.

Artikel 15 - Duur, opzegging en beëindiging

15.1 De duur en eventuele minimale looptijd volgen uit de Offerte. Indien niets is overeengekomen, wordt de Overeenkomst aangegaan voor onbepaalde tijd en kan Klant opzeggen met een opzegtermijn van één maand tegen het einde van een kalendermaand.

15.2 Een Overeenkomst met bepaalde of minimale looptijd kan niet tussentijds worden opgezegd, tenzij de Overeenkomst of deze Algemene Voorwaarden uitdrukkelijk een opzeggingsrecht geven.

15.3 Elke Partij mag de Overeenkomst geheel of gedeeltelijk ontbinden indien de andere Partij, na schriftelijke ingebrekestelling met een redelijke hersteltermijn, wezenlijk tekort blijft schieten. Een ingebrekestelling is niet nodig indien herstel blijvend onmogelijk is of bij faillissement, liquidatie of beëindiging van de onderneming.

15.4 NEXORA kan een dienst met een redelijke opzegtermijn beëindigen indien voortzetting technisch, wettelijk of commercieel redelijkerwijs niet langer mogelijk is. NEXORA zal zich inspannen een passend migratie- of alternatief traject aan te bieden.

Artikel 16 - Exit, data-export en verwijdering

16.1 Na beëindiging kan Klant gedurende minimaal dertig dagen zijn exporteerbare Klantdata downloaden in een gangbaar, machineleesbaar formaat voor zover de aard van de data dit toelaat. NEXORA ondersteunt switching en exit overeenkomstig toepasselijke regels van de EU Data Act.

16.2 NEXORA brengt geen switchingkosten in rekening voor zover dit op grond van de Data Act niet is toegestaan. Aanvullende consultancy, conversie of maatwerk die niet noodzakelijk is voor de wettelijke standaardexport kan tegen de geldende tarieven worden uitgevoerd.

16.3 Na afloop van de export- of retrievalperiode verwijdert NEXORA Klantdata uit actieve systemen, behoudens wettelijke bewaarplichten. Gegevens in beveiligde back-ups worden volgens de normale back-upcyclus verwijderd of onomkeerbaar buiten productie gehouden.

Artikel 17 - Eigendom van data en gebruik van Servicegegevens

17.1 Klant behoudt alle rechten op Klantdata. NEXORA verkrijgt uitsluitend het recht Klantdata te verwerken voor zover nodig voor de uitvoering, beveiliging, ondersteuning en verbetering van de Diensten en voor zover toegestaan onder de Overeenkomst en toepasselijke wetgeving.

17.2 NEXORA mag geaggregeerde en onomkeerbaar geanonimiseerde Servicegegevens gebruiken voor beveiliging, productverbetering, capaciteitsplanning, benchmarking en statistiek, mits deze gegevens niet naar Klant of natuurlijke personen herleidbaar zijn.

17.3 NEXORA verkoopt Klantdata niet. Klantdata wordt niet gebruikt om algemene of generieke AI-modellen van NEXORA of derden te trainen, tenzij deze data vooraf onomkeerbaar is geanonimiseerd of Klant daar uitdrukkelijk schriftelijk mee instemt. Taakspecifieke verbetering binnen de Dienst kan plaatsvinden onder de waarborgen van de Verwerkersovereenkomst.

Artikel 18 - Privacy en persoonsgegevens

18.1 Voor zover NEXORA persoonsgegevens verwerkt in opdracht van Klant, is Klant verwerkingsverantwoordelijke en NEXORA verwerker in de zin van de AVG. Bijlage 1 (Verwerkersovereenkomst) is dan integraal van toepassing.

18.2 Voor persoonsgegevens die NEXORA voor eigen doeleinden verwerkt, zoals contact-, contract-, facturatie- en beveiligingsgegevens, treedt NEXORA op als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke en geldt het privacybeleid van NEXORA.

18.3 Klant bepaalt welke persoonsgegevens in het Platform worden verwerkt en is verantwoordelijk voor een geldige rechtsgrond, informatieplicht, bewaartermijnen en het gebruik van bijzondere persoonsgegevens.

Artikel 19 - Geheimhouding

19.1 Partijen houden alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de Overeenkomst verkrijgen geheim en gebruiken die uitsluitend voor de uitvoering van de Overeenkomst.

19.2 De geheimhoudingsplicht geldt niet voor informatie die rechtmatig openbaar is, reeds rechtmatig bekend was, onafhankelijk is ontwikkeld of op grond van wet of bindend bevel moet worden verstrekt. Voor zover wettelijk toegestaan informeert de ontvangende Partij de andere Partij vooraf over een verplichte verstrekking.

19.3 Partijen leggen passende geheimhoudingsverplichtingen op aan medewerkers en ingeschakelde derden die toegang tot vertrouwelijke informatie nodig hebben.

Artikel 20 - Beveiliging

20.1 NEXORA treft passende technische en organisatorische maatregelen die zijn afgestemd op de aard van de Dienst, de stand van de techniek, implementatiekosten en de risico's voor de rechten en vrijheden van betrokkenen. De belangrijkste categorieën maatregelen staan in Bijlage 2.

20.2 NEXORA kan beveiligingsmaatregelen en architectuur wijzigen indien het beschermingsniveau daardoor niet materieel wordt verlaagd.

20.3 Klant is verantwoordelijk voor beveiliging van eigen apparaten, netwerken, e-mailomgevingen, identity management, rollen en de juiste configuratie van koppelingen en Gebruikers.

Artikel 21 - Intellectuele eigendom

21.1 Alle intellectuele eigendomsrechten op het Platform, Nora, modellen, software, algoritmen, broncode, interface, documentatie, templates, methodieken, workflows, merken en door NEXORA ontwikkelde materialen berusten bij NEXORA of haar licentiegevers.

21.2 Klant ontvangt voor de duur van de Overeenkomst een beperkt, niet-exclusief, niet-overdraagbaar en niet-sublicentieerbaar gebruiksrecht voor de eigen interne bedrijfsvoering, binnen de overeengekomen aantallen en modules.

21.3 Op door Klant aangeleverde materialen en Klantdata blijven de rechten bij Klant of de betreffende rechthebbende. Klant verleent NEXORA de noodzakelijke gebruiksrechten om de Diensten uit te voeren.

21.4 Feedback, verbetersuggesties en ideeën die Klant vrijwillig aan NEXORA verstrekt mogen door NEXORA zonder aanvullende vergoeding worden gebruikt, mits daarbij geen vertrouwelijke informatie van Klant openbaar wordt gemaakt.

Artikel 22 - Informatie, signalen en geen zelfstandig professioneel advies

22.1 De software levert informatie, signalen, classificaties, berekeningen en conceptacties ter ondersteuning van de bedrijfsvoering. Tenzij Professionele Diensten uitdrukkelijk zijn overeengekomen, vormen deze outputs geen zelfstandig juridisch, fiscaal, accountancy-, beleggings-, arbeidsrechtelijk of medisch advies.

22.2 Klant beoordeelt of laat relevante output beoordelen voordat deze wordt gebruikt voor aangiften, betalingen, personeelsbesluiten, contractuele handelingen, financiële beslissingen of andere handelingen met juridische of financiële gevolgen.

22.3 De omstandigheid dat NEXORA bronverwijzingen, cao-bepalingen, wettelijke signalen of automatiseringen toont, ontslaat Klant niet van de verantwoordelijkheid om toepasselijkheid op de eigen situatie vast te stellen.

Artikel 23 - Aansprakelijkheid

23.1 NEXORA is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse gevolg is van een aan NEXORA toerekenbare tekortkoming en nadat NEXORA, waar herstel mogelijk is, een redelijke gelegenheid tot herstel heeft gekregen.

23.2 De totale cumulatieve aansprakelijkheid van NEXORA per kalenderjaar is beperkt tot het bedrag dat Klant in de twaalf maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis aan NEXORA heeft betaald voor de direct getroffen Diensten, met een absoluut maximum van EUR 50.000.

23.3 NEXORA is niet aansprakelijk voor indirecte schade of gevolgschade, waaronder winstderving, omzetverlies, gemiste besparingen, reputatieschade, bedrijfsstagnatie, verlies van kansen of aanspraken van derden, behoudens voor zover uitsluiting volgens dwingend recht niet is toegestaan.

23.4 NEXORA is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit onjuiste, onvolledige of te late Klantdata, besluiten van Klant, niet-geautoriseerd gebruik, externe diensten of het niet opvolgen van duidelijke waarschuwingen of controles in het Platform.

23.5 De beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van de bedrijfsleiding van NEXORA en niet voor zover aansprakelijkheid op grond van dwingend recht niet kan worden beperkt.

23.6 Klant meldt een schadeclaim zo spoedig mogelijk en in ieder geval binnen drie maanden nadat Klant de schade en de mogelijke betrokkenheid van NEXORA heeft ontdekt. Een rechtsvordering vervalt indien deze niet binnen twaalf maanden na die melding aanhangig is gemaakt, voor zover wettelijk toegestaan.

Artikel 24 - Vrijwaringen

24.1 Klant vrijwaart NEXORA tegen aanspraken van derden die rechtstreeks voortvloeien uit (a) door Klant onrechtmatig aangeleverde data of content, (b) gebruik van de Diensten in strijd met de Overeenkomst of wetgeving, of (c) arbeids-, fiscale of andere besluiten die door Klant zijn genomen zonder dat NEXORA daarvoor uitdrukkelijk een resultaatsverplichting heeft aanvaard.

24.2 NEXORA zal Klant verdedigen tegen een gegronde aanspraak dat door NEXORA zelf ontwikkelde standaardsoftware inbreuk maakt op een Nederlands of EU-intellectueel eigendomsrecht, mits Klant NEXORA tijdig informeert en de behandeling van de aanspraak aan NEXORA overlaat. NEXORA mag naar keuze een gebruiksrecht verkrijgen, de functionaliteit aanpassen of het getroffen onderdeel beëindigen met evenredige restitutie van vooruitbetaalde bedragen.

Artikel 25 - Overmacht

25.1 Geen Partij is aansprakelijk voor een tekortkoming die het gevolg is van overmacht. Onder overmacht vallen onder meer natuurrampen, oorlog, pandemieën, grootschalige stroom- of internetstoringen, cyberaanvallen ondanks passende beveiliging, overheidsmaatregelen, stakingen, uitval van essentiële cloud- of telecominfrastructuur en andere omstandigheden buiten de redelijke invloedssfeer van de getroffen Partij.

25.2 De getroffen Partij informeert de andere Partij zo spoedig mogelijk en beperkt de gevolgen redelijkerwijs. Duurt de overmachtsituatie langer dan zestig dagen, dan mag iedere Partij het getroffen deel van de Overeenkomst beëindigen zonder schadevergoeding.

Artikel 26 - Derden, onderaanneming en overdracht

26.1 NEXORA mag derden en groepsmaatschappijen inschakelen voor de uitvoering van de Diensten. Voor subprocessors gelden de aanvullende waarborgen uit Bijlage 1.

26.2 Klant mag de Overeenkomst niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van NEXORA overdragen, behalve als onderdeel van een volledige juridische fusie of overdracht van de onderneming waarbij de verkrijger alle verplichtingen overneemt en geen directe concurrent van NEXORA is.

26.3 NEXORA mag de Overeenkomst overdragen aan een groepsmaatschappij of rechtsopvolger onder algemene titel of in verband met een overdracht van de betreffende bedrijfsactiviteit, mits de continuïteit en kernverplichtingen worden gewaarborgd.

Artikel 27 - Sancties, export en integriteit

27.1 Klant gebruikt de Diensten niet in strijd met toepasselijke sanctiewetgeving, exportbeperkingen, antiwitwasregels of andere voor het gebruik relevante dwingende wetgeving.

27.2 NEXORA mag toegang weigeren of opschorten indien dit noodzakelijk is om te voldoen aan een bindende sanctie, een bevel van een bevoegde autoriteit of een wettelijke verplichting.

Artikel 28 - Wijziging van deze voorwaarden

28.1 NEXORA mag deze Algemene Voorwaarden wijzigen wegens productontwikkeling, beveiliging, gewijzigde wetgeving, rechtspraak, toezichteisen, gewijzigde leveranciersvoorwaarden of het verduidelijken van bestaande bepalingen.

28.2 Niet-materiële wijzigingen mogen na publicatie ingaan. Voor een wijziging die de contractuele positie van Klant materieel verslechtert, informeert NEXORA Klant ten minste drie maanden vooraf, tenzij een kortere termijn noodzakelijk is wegens dwingende wetgeving of een urgent beveiligingsrisico.

28.3 Indien een materiële wijziging Klant wezenlijk nadelig raakt, kan Klant het direct getroffen onderdeel vóór de ingangsdatum opzeggen. Gebruik na de ingangsdatum geldt als aanvaarding voor zover wettelijk toegestaan.

Artikel 29 - Elektronische communicatie en bewijs

29.1 Mededelingen mogen elektronisch plaatsvinden via e-mail, de Klantomgeving, een supportticket of een door NEXORA aangewezen digitaal kanaal. Klant houdt zijn contactgegevens actueel.

29.2 Elektronische logbestanden, audittrails, verzend- en ontvangstregistraties, goedkeuringsacties en systeemregistraties van NEXORA leveren dwingend bewijs op van de daarin vastgelegde feiten, behoudens tegenbewijs door Klant.

29.3 Digitale aanvaarding, klikacceptatie en elektronische ondertekening hebben dezelfde contractuele werking als een fysieke handtekening voor zover wettelijk toegestaan.

Artikel 30 - Toepasselijk recht en geschillen

30.1 Op de Overeenkomst en alle daaruit voortvloeiende rechtsverhoudingen is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

30.2 Partijen proberen een geschil eerst op managementniveau op te lossen. Indien binnen dertig dagen geen oplossing wordt bereikt, is de bevoegde rechter van de rechtbank Den Haag exclusief bevoegd, tenzij dwingend recht anders voorschrijft.

30.3 Het Weens Koopverdrag (CISG) is uitgesloten.

Artikel 31 - Slotbepalingen

31.1 Indien een bepaling nietig of onafdwingbaar is, blijven de overige bepalingen van kracht. Partijen vervangen de betreffende bepaling door een geldige bepaling die doel en strekking zo dicht mogelijk benadert.

31.2 Het niet uitoefenen van een recht betekent geen afstand van dat recht.

31.3 Bepalingen die naar hun aard bestemd zijn om voort te duren, waaronder over vertrouwelijkheid, intellectuele eigendom, betaling, aansprakelijkheid, data-export en geschillen, blijven na beëindiging van kracht.

Deel II - Specifieke NEXORA-modules

De artikelen in dit deel gelden aanvullend zodra de betreffende functionaliteit in de Offerte, Orderbevestiging of Klantomgeving is geactiveerd.

Artikel 32 - Platform, Administraties en portalen

32.1 Het basisplatform kan onder meer administraties, facturatie, bankkoppelingen, dashboards, gebruikersbeheer, producten, offertes, medewerkersportalen en aanvullende modules omvatten zoals in de Offerte bepaald.

32.2 Klant gebruikt niet meer Administraties, admin-Gebruikers of andere gelicentieerde eenheden dan inbegrepen. Uitbreidingen kunnen rechtstreeks in de Klantomgeving of via NEXORA worden besteld en worden vanaf activering gefactureerd.

32.3 Het medewerkersportaal is bedoeld voor personen die door Klant als medewerker of gerechtigde gebruiker zijn aangemerkt. Klant is verantwoordelijk voor correcte koppeling van identiteit, rechten en arbeidsrelatie.

Artikel 33 - Finance, Boekhouding en Autobooking

33.1 NEXORA kan documenten, banktransacties en andere financiële informatie automatisch herkennen, voorstellen classificeren, afletteren, reconciliëren en - indien Klant dit activeert - automatisch boeken op basis van ingestelde regels en betrouwbaarheidsdrempels.

33.2 Percentages of claims zoals "tot 90% autobooking" zijn indicatief en afhankelijk van documentkwaliteit, brondata, inrichting, branche, historie en uitzonderingen. Zij vormen geen garantie dat een specifiek percentage zonder menselijke controle wordt bereikt.

33.3 Klant blijft verantwoordelijk voor de juistheid van de administratie en voor passende controle van automatische boekingen. NEXORA kan uitzonderingen en lage-confidencegevallen ter beoordeling aanbieden.

33.4 Indien btw-aangiften, betaalbestanden of andere formele outputs vanuit het Platform worden voorbereid, is Klant verantwoordelijk voor finale controle en expliciete goedkeuring, tenzij in Professionele Diensten schriftelijk een andere taakverdeling is overeengekomen.

Artikel 34 - Dashboards, Forecasting en Performance

34.1 Dashboards, KPI's, forecasts, scenario's en analyses worden opgebouwd uit beschikbare Klantdata en gekozen aannames. Zij zijn bedoeld als stuurinformatie en kunnen door onvolledige data, vertragingen of aannames afwijken van de werkelijkheid.

34.2 Klant controleert de relevantie van aannames en databronnen voordat belangrijke beslissingen worden genomen. NEXORA verstrekt hiermee geen beleggingsadvies, kredietadvies of garantie op toekomstige resultaten.

Artikel 35 - Payroll

35.1 De Payroll-module ondersteunt onder meer loonberekeningen, proeflonen, mutaties, loonstroken, loonaangiften, jaaropgaven en aanverwante payrollprocessen voor zover geactiveerd.

35.2 Klant levert mutaties, arbeidsvoorwaarden, contractinformatie, fiscale gegevens, pensioen- en verzuimgegevens volledig en tijdig aan. Klant is verantwoordelijk voor de juridische juistheid van de arbeidsvoorwaarden en voor voldoende autorisatie van gegevens.

35.3 Een loonrun wordt pas als definitief beschouwd nadat de door Klant aangewezen bevoegde persoon deze heeft goedgekeurd, tenzij in een afzonderlijke Managed Payroll-afspraak een andere goedkeuringsprocedure is vastgelegd.

35.4 NEXORA is niet verantwoordelijk voor tijdige betaling van nettolonen, loonheffingen, pensioenpremies of andere bedragen door Klant, tenzij deze specifieke betalingsdienst schriftelijk is overeengekomen.

35.5 Correcties na definitieve goedkeuring kunnen leiden tot herberekeningen, correctieberichten en aanvullende kosten indien daarvoor Professionele Diensten nodig zijn.

Artikel 36 - HRM, personeelsdossier en talentmanagement

36.1 De HRM-module ondersteunt personeelsdossiers, contracten, verlof, verzuimsignalen, beleid, documenten, talent- en competentiegegevens en andere HR-processen voor zover geactiveerd.

36.2 Klant blijft werkgever en is uitsluitend verantwoordelijk voor personeelsbesluiten, arbeidsvoorwaarden, dossiervorming, bewaartermijnen, informatieplicht aan medewerkers en naleving van arbeidsrechtelijke verplichtingen.

36.3 Klant verwerkt via het Platform geen medische diagnoses of meer gezondheidsinformatie dan noodzakelijk is voor het toegestane HR- of verzuimproces. NEXORA mag waarschuwingen geven wanneer velden bedoeld zijn voor beperkte verzuiminformatie.

36.4 Talent-, competentie- en KPI-scores zijn ondersteunende managementinformatie en mogen niet zonder passende menselijke beoordeling als enige grondslag worden gebruikt voor besluiten met wezenlijke gevolgen voor een medewerker.

Artikel 37 - Planning, roosters en arbeidstijd

37.1 De Planning-module ondersteunt roosters, bezetting, beschikbaarheid, inzetbaarheid, aanvragen, communicatie en waar geactiveerd toetsing aan ingestelde arbeidstijdregels.

37.2 Signalen over Arbeidstijdenwet, cao of interne regels zijn controlehulpmiddelen. Klant blijft verantwoordelijk voor de uiteindelijke planning, uitzonderingen, instemming, rusttijden, jeugdregels, zwangerschap, consignatie en overige juridische omstandigheden.

37.3 Een rooster of inzetvoorstel dat technisch kan worden opgeslagen, is daarmee niet automatisch juridisch toegestaan.

Artikel 38 - CAO & Compliance

38.1 NEXORA kan cao-teksten en andere bronnen structureren, regels extraheren, versies vergelijken, toepasselijkheid signaleren en payroll- of planningimpact voorbereiden. Bronverwijzingen en versiedata worden waar mogelijk zichtbaar gemaakt.

38.2 De toepasselijkheid van een cao hangt af van onder meer werkingssfeer, ondernemingsactiviteiten, AVV-status, individuele arbeidsovereenkomsten en uitzonderingen. Klant blijft verantwoordelijk voor het vaststellen van de juiste cao en voor situatiespecifieke juridische beoordeling.

38.3 Automatische regelinterpretatie is ondersteunend en kan uitzonderingen missen. NEXORA kan daarom controles, confidence-indicatoren en menselijke validatiestappen aanbieden. Een groene of niet-afwijkende status is geen juridische garantie.

38.4 Bij wijziging van wetgeving of cao kan een periode bestaan tussen publicatie, bronverwerking, validatie en activatie in het Platform. NEXORA streeft naar actualiteit, maar garandeert geen onmiddellijke verwerking op het publicatiemoment.

Artikel 39 - Nora en overige AI-functionaliteit

39.1 Nora is een AI-assistent. De gebruiker wordt in de interface duidelijk geïnformeerd dat hij met AI interacteert. AI-output kan probabilistisch zijn en onjuist, onvolledig of verouderd zijn.

39.2 Nora mag informatie samenvatten, vragen beantwoorden, afwijkingen signaleren, concepten genereren, scenario's voorbereiden en - indien Klant dit expliciet activeert - acties voorbereiden of uitvoeren binnen vastgelegde rechten en goedkeuringsregels.

39.3 Voor handelingen met financiële, fiscale, arbeidsrechtelijke, juridische of vergelijkbaar wezenlijke gevolgen blijft menselijke beoordeling vereist. NEXORA positioneert Nora als copiloot en niet als autonome eindbeslisser, tenzij een specifieke functie aantoonbaar wettelijk toelaatbaar is en uitdrukkelijk als zodanig is overeengekomen.

39.4 Klant gebruikt Nora niet voor verboden AI-praktijken en niet als enige beslisgrond voor geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolg of vergelijkbaar significante gevolgen voor personen zonder een geldige rechtsgrond, passende informatie, menselijke tussenkomst en overige wettelijk vereiste waarborgen.

39.5 Klant is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van prompts, uploads en instructies. NEXORA mag technische veiligheidsfilters, rate limits en beleidscontroles toepassen.

39.6 NEXORA kan voor AI-functies gebruikmaken van zorgvuldig geselecteerde model- en infrastructuurleveranciers als subprocessor of dienstverlener. De verwerking van persoonsgegevens volgt Bijlage 1. Ruwe Klantdata wordt niet gebruikt voor algemene modeltraining zoals bepaald in Artikel 17.3.

Artikel 40 - API, integraties en accountant-/partnergebruik

40.1 Indien NEXORA API-toegang, webhooks, connectoren of een partner-/accountantsportaal aanbiedt, gelden door NEXORA gepubliceerde technische limieten, authenticatievereisten en documentatie.

40.2 Klant is verantwoordelijk voor applicaties, scripts en koppelingen die hij zelf of door derden laat bouwen. NEXORA mag API-verkeer beperken bij beveiligingsrisico's, buitensporige belasting of gebruik in strijd met documentatie.

40.3 Een accountant, adviseur of partner die namens Klant toegang krijgt, handelt onder verantwoordelijkheid van Klant tenzij hij een eigen overeenkomst met NEXORA heeft voor afzonderlijke diensten.

Artikel 41 - Implementatie, migratie en Professionele Diensten

41.1 Implementatie, data-import, configuratie, training, consultancy, boekhoudkundige ondersteuning of managed payroll maken alleen deel uit van de Overeenkomst indien zij in de Offerte zijn opgenomen.

41.2 Klant levert brondata in het overeengekomen formaat en controleert na migratie steekproefsgewijs of volledigheid, openingsbalansen, medewerkers, historische gegevens en instellingen correct zijn overgenomen.

41.3 Termijnen voor implementatie zijn afhankelijk van tijdige medewerking van Klant en derden en zijn, tenzij uitdrukkelijk als fataal aangeduid, streefdata.

41.4 Professionele Diensten worden uitgevoerd als inspanningsverplichting en op basis van de door Klant verstrekte feiten en documenten. Waar een wettelijke of professionele beoordeling nodig is, mag NEXORA redelijkerwijs aanvullende informatie of goedkeuring verlangen.

41.5 Als NEXORA namens Klant met Belastingdienst, UWV, pensioenuitvoerders of andere instanties communiceert, verstrekt Klant tijdig de benodigde machtigingen en blijft Klant verantwoordelijk voor de onderliggende feiten en uiteindelijke verplichtingen.

Bijlage 1 - Verwerkersovereenkomst (AVG)

Deze bijlage vormt de verwerkersovereenkomst als bedoeld in artikel 28 AVG voor zover NEXORA persoonsgegevens verwerkt namens Klant.

1. Rollen en instructies

Klant is verwerkingsverantwoordelijke en NEXORA verwerker, tenzij voor een specifieke verwerking schriftelijk anders is bepaald.

NEXORA verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op gedocumenteerde instructie van Klant, waaronder deze Overeenkomst, de gekozen configuratie en rechtmatige instructies via de Klantomgeving, tenzij Unierecht of Nederlands recht anders verplicht.

NEXORA informeert Klant indien een instructie naar haar oordeel in strijd is met privacywetgeving en mag uitvoering opschorten totdat de instructie is verduidelijkt of aangepast.

2. Onderwerp, duur, aard en doel

De verwerking duurt zolang de Overeenkomst loopt en gedurende de overeengekomen exit- en verwijderperiode.

Doeleinden omvatten hosting, administratie, facturatie, payroll, HRM, planning, documentverwerking, rapportage, AI-ondersteuning, support, beveiliging, back-up, integraties en andere door Klant geactiveerde functies.

De concrete aard en omvang worden mede bepaald door welke modules Klant activeert en welke gegevens Klant daarin verwerkt.

3. Betrokkenen en categorieën persoonsgegevens

Betrokkenen kunnen omvatten: medewerkers, sollicitanten, bestuurders, klanten van Klant, leveranciers, contactpersonen, aandeelhouders, opdrachtnemers en andere personen die voorkomen in documenten of administraties.

Persoonsgegevens kunnen omvatten: identificatie- en contactgegevens, financiële gegevens, bankgegevens, loon- en fiscale gegevens, arbeidsovereenkomst- en HR-gegevens, planning- en aanwezigheidsgegevens, gebruikers- en loggegevens en documentinhoud.

Bijzondere persoonsgegevens kunnen alleen worden verwerkt voor zover Klant deze rechtmatig en noodzakelijk invoert. Klant vermijdt het opslaan van medische diagnoses of andere niet-noodzakelijke gezondheidsinformatie in algemene HR-velden.

4. Vertrouwelijkheid

NEXORA waarborgt dat personen die onder haar gezag persoonsgegevens verwerken tot geheimhouding zijn verplicht en alleen toegang hebben voor zover dit voor hun taak noodzakelijk is.

5. Beveiliging

NEXORA implementeert passende technische en organisatorische maatregelen overeenkomstig artikel 32 AVG. De hoofdcategorieën staan in Bijlage 2.

NEXORA beoordeelt beveiligingsmaatregelen periodiek en mag maatregelen wijzigen zolang het beschermingsniveau passend blijft.

6. Subverwerkers

Klant verleent NEXORA algemene toestemming om subverwerkers in te schakelen. NEXORA houdt een actuele lijst beschikbaar via de Website, Klantomgeving of Trust Center.

NEXORA informeert Klant vooraf over een nieuwe subverwerker die persoonsgegevens materieel verwerkt. Klant kan binnen de aangekondigde termijn gemotiveerd bezwaar maken op redelijke privacy- of beveiligingsgronden.

NEXORA legt subverwerkers ten minste gelijkwaardige gegevensbeschermingsverplichtingen op en blijft richting Klant verantwoordelijk voor de naleving van de op NEXORA rustende verwerkersverplichtingen.

7. Internationale doorgifte

Persoonsgegevens worden bij voorkeur binnen de EER verwerkt. Indien doorgifte naar een derde land plaatsvindt, zorgt NEXORA voor een geldig doorgiftemechanisme, zoals een adequaatheidsbesluit of toepasselijke Standard Contractual Clauses, en aanvullende maatregelen waar nodig.

8. Rechten van betrokkenen en DPIA

NEXORA verleent, rekening houdend met de aard van de verwerking, redelijke bijstand aan Klant bij verzoeken van betrokkenen, DPIA's en voorafgaande raadplegingen.

Indien extra werkzaamheden substantieel buiten de standaarddienst vallen, mogen redelijke kosten worden berekend tenzij de werkzaamheden noodzakelijk zijn door een tekortkoming van NEXORA.

9. Datalekken

NEXORA informeert Klant zonder onredelijke vertraging nadat NEXORA kennis heeft gekregen van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die Klantdata raakt.

Voor zover beschikbaar verstrekt NEXORA informatie over aard, waarschijnlijke gevolgen, getroffen categorieën, genomen maatregelen en een contactpunt. Informatie mag gefaseerd worden verstrekt indien deze nog niet volledig beschikbaar is.

Klant blijft verantwoordelijk voor melding aan toezichthouder en betrokkenen, tenzij wetgeving rechtstreeks een verplichting op NEXORA legt.

10. Audit en informatie

NEXORA stelt informatie beschikbaar die redelijkerwijs nodig is om naleving van artikel 28 AVG aan te tonen, waaronder relevante beveiligingsinformatie, auditrapporten of onafhankelijke assurance indien beschikbaar.

Klant kan maximaal eenmaal per twaalf maanden een audit verzoeken, tenzij een aantoonbaar incident of toezichthouder vaker verlangt. Audits worden vooraf afgestemd, verstoren de dienstverlening zo min mogelijk en respecteren vertrouwelijkheid en beveiliging van andere klanten.

Kosten van een klantspecifieke audit zijn voor Klant, tenzij de audit een materiële tekortkoming van NEXORA aantoont.

11. Teruggave en verwijdering

Na beëindiging stelt NEXORA Klant in staat gegevens te exporteren conform Artikel 16 en Bijlage 3. Daarna verwijdert NEXORA persoonsgegevens, tenzij een wettelijke bewaarplicht verdere opslag vereist.

Back-upkopieën worden volgens de normale bewaarcyclus verwijderd en blijven tot dat moment afgeschermd van regulier gebruik.

Bijlage 2 - Beveiligingsmaatregelen

NEXORA hanteert een risicogebaseerd beveiligingsprogramma. Deze bijlage beschrijft de categorieën maatregelen en is bewust technologieneutraal zodat maatregelen kunnen verbeteren zonder contractwijziging.

Toegangsbeheer: rol- en rechtenbeheer, least privilege, sterke authenticatie voor beheerfuncties, periodieke review van toegangsrechten en gecontroleerde toegang door support- of technische medewerkers.

Versleuteling: versleutelde communicatie via actuele transportbeveiliging en passende versleuteling van opgeslagen gevoelige gegevens waar technisch passend.

Logging en monitoring: registratie van relevante beveiligings- en beheerhandelingen, monitoring op afwijkend gedrag en procedures voor incidentonderzoek.

Data-isolatie: logische scheiding van klantomgevingen en gecontroleerde toegangspaden tussen productie-, test- en ontwikkelomgevingen.

Back-up en herstel: regelmatige back-ups van relevante productiedata, herstelprocedures en periodieke controle van herstelbaarheid passend bij het type dienst.

Kwetsbaarheden en patching: proces voor kwetsbaarheidsbeheer, security updates, dependency management en beoordeling van kritieke meldingen.

Secure development: code review, gecontroleerde deployments, scheiding van ontwikkel- en productierechten en beveiliging in de softwareontwikkelcyclus.

Leveranciersbeheer: beoordeling van kritieke cloud-, AI- en subverwerkers op relevante beveiligings- en privacyaspecten.

Incidentrespons: escalatieproces voor beveiligingsincidenten, containment, herstel, communicatie en evaluatie.

Continuïteit: redelijke maatregelen voor bedrijfscontinuïteit, monitoring en herstel bij storingen van kritieke componenten.

Bijlage 3 - Data Act, switching en exit

Voor zover NEXORA kwalificeert als aanbieder van een data processing service onder Verordening (EU) 2023/2854 (Data Act), gelden de volgende aanvullende afspraken.

1. Klant kan bij beëindiging kiezen voor export naar een andere aanbieder, export naar eigen infrastructuur of verwijdering van exporteerbare data en digitale assets.

2. NEXORA ondersteunt een redelijke exitstrategie en stelt voorafgaand aan of tijdens switching informatie beschikbaar over exportformaten, afhankelijkheden en bekende continuïteitsrisico's.

3. De standaard transitieperiode bedraagt maximaal dertig kalenderdagen na het einde van de toepasselijke opzegtermijn, tenzij dit technisch aantoonbaar niet haalbaar is. In dat geval informeert NEXORA Klant tijdig met motivering en een redelijke alternatieve termijn binnen de grenzen van toepasselijke wetgeving.

4. Tijdens switching handhaaft NEXORA passende beveiliging en zet zij de noodzakelijke dienstverlening voort voor zover de Overeenkomst en de wet dit vereisen.

5. Standaard exporteerbare data wordt beschikbaar gesteld in gangbare, gestructureerde en machineleesbare formaten voor zover dit technisch redelijk en passend is. Niet-exporteerbaar zijn onder meer broncode, NEXORA-modellen, interne beveiligingsinformatie, platformbrede analytics en intellectuele eigendom van NEXORA of derden.

6. NEXORA verwijdert exporteerbare Klantdata na succesvolle switching en afloop van de retrievalperiode, behoudens wettelijke bewaarplichten en normale back-upcycli.

7. NEXORA brengt geen switchingkosten in rekening voor zover deze door de Data Act zijn verboden. Werkzaamheden die buiten wettelijke switchingassistentie vallen, zoals maatwerktransformatie of inrichting bij een derde, kunnen tegen vooraf overeengekomen tarieven worden uitgevoerd.

Bijlage 4 - Service- en supportkader

Deze bijlage beschrijft het standaardkader. Indien NEXORA een afzonderlijke SLA publiceert of met Klant overeenkomt, prevaleert die SLA voor beschikbaarheid, onderhoud en responstijden.

Beschikbaarheid: NEXORA monitort de kernomgeving en streeft naar hoge beschikbaarheid. Een bindend percentage geldt alleen indien expliciet in een SLA of Offerte opgenomen.

Gepland onderhoud: waar mogelijk vooraf aangekondigd en bij voorkeur buiten piekuren.

Kritiek incident: volledige of zeer ernstige uitval van kernfuncties voor meerdere gebruikers; hoogste prioriteit en continue triage tijdens toepasselijke servicevensters.

Hoog incident: belangrijke functionaliteit werkt niet en er is geen redelijke workaround; hoge prioriteit.

Normaal incident: beperkte fout, vraag of probleem met werkbare workaround; behandeling volgens normale supportqueue.

Statuscommunicatie: NEXORA kan statusupdates geven via Klantomgeving, e-mail, supportticket of statuspagina.

Service credits: alleen van toepassing indien een specifieke SLA dit uitdrukkelijk bepaalt.

Bijlage 5 - NEXORA AI- en Nora-gebruiksvoorwaarden

Deze bijlage operationaliseert de uitgangspunten AI ondersteunt, mensen beoordelen, besluit blijft menselijk.

Transparantie

De interface maakt kenbaar wanneer een Gebruiker met Nora of andere AI-functionaliteit interacteert. Waar wettelijk vereist wordt AI-gegenereerde of gemanipuleerde content herkenbaar gemaakt.

Menselijke controle

Klant richt passende menselijke beoordeling in voor output die gevolgen kan hebben voor aangiften, betalingen, medewerkers, arbeidsvoorwaarden, compliance of andere belangrijke besluiten.

Geen blind vertrouwen

AI-output kan fouten of verzonnen details bevatten. Gebruikers controleren bronnen, cijfers en context voordat output wordt gebruikt voor kritieke handelingen.

Geen verboden inzet

Klant gebruikt NEXORA AI niet voor wettelijk verboden AI-praktijken, misleiding, discriminatie, onrechtmatige profilering, social scoring of andere verboden doeleinden.

HR-besluiten

Nora en talent-/HR-signalen mogen niet zonder passende menselijke beoordeling als enige grondslag worden gebruikt voor werving, beoordeling, promotie, ontslag of andere besluiten met significante gevolgen voor personen.

Data en prompts

Klant voert alleen gegevens in waarvoor hij bevoegd is. Ruwe Klantdata wordt niet gebruikt voor algemene modeltraining, behoudens de uitzonderingen in Artikel 17.3.

Modelleveranciers

NEXORA kan externe modellen gebruiken. NEXORA selecteert en configureert deze met passende contractuele en technische waarborgen en neemt relevante subprocessors op in de subprocessorlijst.

Wijzigende modellen

Onderliggende modellen kunnen door NEXORA of leveranciers worden vervangen of bijgewerkt. Hierdoor kan output veranderen. NEXORA streeft naar functionele continuïteit en passende kwaliteitscontroles.

Audit en logging

Waar passend kan NEXORA AI-interacties, prompts, acties, confidence-indicatoren en goedkeuringsmomenten loggen voor beveiliging, audittrail en kwaliteitscontrole, met inachtneming van privacywetgeving.