Hoe veilig zijn mijn gegevens in Nexora?

Waar staan mijn gegevens?

Nexora draait op servers in datacenters in de Europese Unie. De back-up staat op een andere server. Bestanden zoals facturen, bijlagen, HR-stukken en bankbestanden staan in de eigen database van je administratie, niet op een gedeelde schijf. Zo bevat een back-up of export van je administratie alles.

Hoe log ik veilig in?

• Tweestapsverificatie is verplicht voor elk account en niet uit te zetten. Na je wachtwoord vul je een code in uit een authenticator-app, zoals Google of Microsoft Authenticator. Een apparaat kun je zeven dagen laten onthouden. Vanaf het vaste internetadres van je kantoor kan de code vervallen; je wachtwoord blijft altijd nodig.
• Een wachtwoord heeft minstens 12 tekens en mag geen veelgebruikt wachtwoord zijn.
• Een sessie duurt hoogstens twaalf uur; in de app voor de ondernemer zeven dagen.
• Log je in op een nieuw apparaat, of probeert iemand je wachtwoord te raden, dan krijg je een mail. Die mails bevatten met opzet geen links.
• Na herhaald mislukte pogingen blokkeert Nexora tijdelijk het adres waar ze vandaan komen. Je eigen account gaat daardoor nooit op slot.
• Kantoormedewerkers kunnen inloggen met hun Microsoft-account, als hun kantoor dat heeft ingericht. Ook dan volgt daarna de code uit de app.

Wie ziet wat?

• Per administratie en per onderdeel (boekhouding, HR, management, CRM, projecten) bepaal je per functie of iemand niets mag, alleen mag kijken of mag bewerken. De server controleert dat bij elke handeling, niet alleen het scherm.
• Een accountantskantoor ziet alleen zijn eigen klanten. Die scheiding is niet uit te zetten.
• Medewerkers zien in Mijn Nexora alleen hun eigen gegevens.
• Nora beantwoordt alleen vragen over wat jij zelf mag zien.

Hoe worden gevoelige gegevens bewaard?

• Alle HR-stukken staan versleuteld: loonstroken, jaaropgaven, contracten, cv's en het personeelsdossier. Het BSN staat ook versleuteld, en exports gaan zonder BSN en IBAN.
• Sleutels van koppelingen, zoals die van Mollie, staan versleuteld in de database.
• Elk bestand dat binnenkomt, wordt op virussen gescand. Bij twijfel komt het niet binnen.
• Een verwijderd bestand blijft 30 dagen in de prullenbak van je administratie.
• Elke nacht wordt er een versleutelde back-up van alle databases gemaakt, die veertien dagen op een andere server bewaard blijft. Het terugzetten is beproefd.

Kan Nexora in mijn administratie kijken?

Alleen als dat nodig is voor support, en alleen door een beheerder van het platform. Die moet een reden opgeven, kijkt hoogstens dertig minuten mee en kan niets wijzigen of versturen. Het logboek legt vast wie er keek, waarom en welke schermen. Daarnaast legt Nexora elke wijziging vast: wie, wanneer en vanaf welk internetadres.

Wat doet Nora met mijn gegevens?

Nora werkt binnen je eigen rechten en alleen in je eigen administratie. De modellen draaien op een eigen AI-server van Nexora, en er gaan geen gegevens naar een AI-dienst van derden. Wat in een factuur of document staat, behandelt Nora als gegevens en nooit als een opdracht aan haar. Je gegevens worden niet gebruikt om algemene AI-modellen te trainen (artikel 17.3 van de algemene voorwaarden).

Hoe zit het met de AVG?

• Jij bent verwerkingsverantwoordelijke en Nexora is verwerker. De verwerkersovereenkomst staat als bijlage 1 in de algemene voorwaarden.
• Nexora verkoopt geen gegevens.
• Raakt een datalek jouw gegevens, dan laten we je dat zonder onredelijke vertraging weten.
• Een nieuwe subverwerker melden we vooraf, en je kunt bezwaar maken.
• Stop je met Nexora, dan kun je minstens dertig dagen je gegevens downloaden in een gangbaar formaat, zoals een auditfile (XAF) voor je boekhouding.

Koppelingen die je zelf aanzet met je eigen account, zoals Mollie, vallen onder je eigen afspraak met die partij.