Verlofsaldo berekenen: zo werkt het

Hoeveel vakantiedagen heeft een medewerker?

Een medewerker heeft per jaar wettelijk recht op vier keer het aantal uren dat hij per week werkt. Bij 40 uur per week is dat 160 uur: 20 dagen van 8 uur. Wie 24 uur per week werkt, heeft recht op 96 uur.

Reken het saldo daarom in uren, niet in dagen. Dan klopt het ook voor deeltijders en voor mensen met wisselende werkdagen.

• Opbouw: de wettelijke uren plus de bovenwettelijke uren uit het contract of de cao.
• Opgenomen: de goedgekeurde vakantie die al voorbij is.
• Saldo: opbouw min opgenomen, gesplitst in wettelijk en bovenwettelijk, want die vervallen op een ander moment.

Wat zijn bovenwettelijke vakantiedagen?

Bovenwettelijke vakantiedagen zijn de extra dagen bovenop het wettelijke minimum. Ze staan in het contract of in de cao. Geeft een bedrijf 25 dagen bij een volledige werkweek van 40 uur, dan zijn er 20 wettelijk en 5 bovenwettelijk.

Houd de twee soorten apart in het saldo. Ze vervallen op een ander moment, en de cao kan voor bovenwettelijke dagen eigen afspraken hebben.

Wanneer vervallen vakantiedagen?

Wettelijke vakantiedagen vervallen zes maanden na het jaar waarin ze zijn opgebouwd. Dagen uit 2026 vervallen dus na 30 juni 2027. Dat geldt niet als de medewerker ze redelijkerwijs niet kon opnemen.

Bovenwettelijke dagen verjaren na vijf jaar.

Laat medewerkers op tijd weten hoeveel dagen ze nog hebben en wanneer die vervallen, en geef ze echt de gelegenheid om vrij te nemen. Dan voorkom je discussie over dagen die zijn vervallen.

Bouwt iemand vakantie op tijdens ziekte?

Ja. Ook tijdens ziekte bouwt een medewerker vakantie op, net als wanneer hij werkt. Een zieke medewerker bouwt dus niet minder op, maar ook niet meer.

Wil een zieke medewerker op vakantie, dan overleg je dat samen. De vakantie-uren die hij opneemt, gaan gewoon van zijn saldo af.

Hoe regel je een verlofaanvraag?

Een medewerker vraagt vakantie aan, en jij beoordeelt de aanvraag. Wil je een vakantieaanvraag weigeren, dan moet dat schriftelijk binnen twee weken, en alleen om gewichtige redenen, bijvoorbeeld omdat het werk in die periode echt niet door kan gaan. Reageer je niet binnen twee weken, dan is de vakantie vastgesteld zoals de medewerker vroeg.

• Kijk naar het saldo: heeft de medewerker genoeg uren?
• Kijk naar het rooster: wie is er in die periode al vrij?
• Leg je besluit vast, zodat het saldo en het rooster kloppen.

Gaat een medewerker uit dienst, dan krijgt hij de vakantiedagen die hij nog over heeft uitbetaald.

Voorbeeld: 't Groene Hart, een tuinbouwbedrijf

Bij tuinbouwbedrijf 't Groene Hart werkt Jan 40 uur per week en Piet 32 uur. Volgens hun contract krijgen ze 25 dagen bij een volledige werkweek, dus 5 dagen bovenwettelijk.

• Jan: wettelijk 4 × 40 = 160 uur, bovenwettelijk 5 × 8 = 40 uur, samen 200 uur per jaar.
• Piet: wettelijk 4 × 32 = 128 uur, bovenwettelijk naar rato 40 × 32/40 = 32 uur, samen 160 uur per jaar.

Jan vraagt drie weken vrij in de drukste weken van de oogst. De eigenaar ziet dat er dan te weinig mensen over zijn, weigert twee van de drie weken schriftelijk binnen twee weken, met de reden erbij, en stelt voor die twee weken later in de zomer op te nemen. Piet vraagt een week in juni; daar is ruimte voor, dus die aanvraag wordt goedgekeurd.

Zo doe je dit in Nexora

In Nexora vragen medewerkers verlof aan in hun eigen omgeving, Mijn Nexora, of in de app. Jij keurt goed of af. Een goedgekeurd verlof staat meteen in het rooster, en de saldi worden vanzelf bijgehouden.

• Per medewerker zie je het saldo, de aanvragen en wat er al is opgenomen.
• Gewerkte uren en verlof gaan gecontroleerd door naar de loonrun.
• Nora signaleert ontbrekende vervolgstappen en contractmomenten.

Jij blijft beslissen over elke aanvraag. Lees meer over HRM in Nexora.